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Case de UX aplicado a processos

Fiocruz · ADDIE-UX: organizando a produção EAD por dentro

Como usei UX Research e Design de Serviço para mapear a esteira de produção do NEAD/Fiocruz Brasília — seus gargalos, papéis, dependências e pontos de retrabalho.

UX Research Service Design DesignOps Design Instrucional Process Mapping Educação Digital
Resumo executivo

Visão geral do projeto

A produção de cursos EAD no NEAD/Fiocruz Brasília envolve concepção pedagógica, materiais, multimídia, configuração no AVA, suporte, avaliação e publicação.

O projeto investigou a experiência dos colaboradores que operam essa produção. O objetivo era entender onde decisões, validações e registros se perdiam entre áreas.

A entrega foi um diagnóstico da esteira e uma base para o framework ADDIE-UX, tratando o processo interno como serviço e os colaboradores como usuários.

Problema: processo pouco visível Usuário: colaborador interno Pesquisa: 17 participantes Abordagem: UX Research + Service Design Entrega: diagnóstico da esteira Resultado: base para ADDIE-UX
Guia de leitura

Como ler este case

Este case mostra como organizei a leitura da produção EAD na Fiocruz Brasília, olhando para o trabalho dos colaboradores que operam a esteira.

  1. 01 Como a produção EAD estava estruturada
  2. 02 Onde o trabalho perdia clareza entre etapas
  3. 03 Como a pesquisa revelou padrões internos
  4. 04 Como o ADDIE-UX ajudou a organizar decisões
Contexto

A produção EAD como operação complexa

No NEAD/Fiocruz Brasília, a produção de cursos passa por equipes, documentos, materiais, AVA, suporte e avaliação. O trabalho depende de alinhamento entre áreas e de registros claros em cada passagem.

Múltiplos atores

Design Instrucional, multimídia, TI, suporte, coordenação, conteudistas e áreas demandantes.

Etapas encadeadas

Análise, desenho, desenvolvimento, implementação, oferta, avaliação e ajustes.

Ferramentas dispersas

Documentos, planilhas, Moodle, BI, canais de comunicação e registros operacionais.

Validações sucessivas

Cada entrega podia abrir nova rodada de revisão, alinhamento ou correção.

O desafio era entender como o trabalho atravessava áreas, ferramentas e decisões.

Problema

O problema não era uma tarefa isolada. Era o modo como o trabalho passava de uma etapa para outra.

A esteira reunia macroetapas visíveis e microprocessos internos. Entre uma etapa e outra, decisões, responsáveis, prazos e registros nem sempre estavam claros para todos.

Contexto disperso Retrabalho Baixa visibilidade Usuário interno Passagem entre áreas

Informação descentralizada

Parte do esforço era gasto reconstruindo histórico, decisões e arquivos.

Papéis pouco visíveis

Nem sempre ficava claro quem decidia, validava ou executava cada passagem.

Retrabalho recorrente

Ajustes voltavam para etapas anteriores quando faltava alinhamento.

Acompanhamento difícil

O andamento do curso dependia de registros espalhados em diferentes ferramentas.

O projeto precisava tornar o processo mais legível para quem participa dele.

Insight central

Quem opera o processo também vive uma experiência — com ruídos, decisões, esperas e retrabalho.

Antes de otimizar a produção EAD, era preciso compreender a experiência de quem sustenta essa produção. O colaborador não era apenas executor de tarefas; ele era usuário de um serviço interno, atravessado por fluxos, ferramentas, dependências, decisões e ruídos de comunicação.

O redesign da esteira começava pelo diagnóstico da experiência interna.

Pesquisa e diagnóstico

UX aplicado ao processo, não apenas ao produto final

A pesquisa partiu da premissa de que a esteira de produção deveria ser analisada como um serviço. O objetivo era mapear o fluxo atual, identificar pontos de atrito e gerar uma base clara, baseada em evidências, para futuras otimizações.

Formato da investigação

A investigação combinou pesquisa qualitativa aplicada a 17 colaboradores, análise documental, mapeamento de jornada, Service Blueprint e Matriz CSD para organizar certezas, hipóteses e dúvidas sobre o funcionamento da esteira.

Pesquisa qualitativa

Formulário aplicado a 17 membros da equipe multidisciplinar do NEAD.

Perfis participantes

Design Instrucional, Design Visual/UX/UI, Desenvolvimento, Multimídia, Gestão/Coordenação, Suporte Técnico e Administração do AVA.

Mapeamento de jornada

Representação do fluxo sob a ótica da persona Paula, usuária interna da esteira.

Service Blueprint

Mapeamento de ações visíveis, bastidores, sistemas de suporte e gargalos estruturais.

Matriz CSD

Organização de certezas, suposições e dúvidas para orientar próximos passos.

Dados da pesquisa

O que os dados revelaram

A pesquisa qualitativa com 17 colaboradores do NEAD/Fiocruz Brasília permitiu priorizar os desafios mais recorrentes da esteira de produção. O achado principal foi que problemas no início do fluxo geravam efeito cascata sobre planejamento, prototipação, revisão e retrabalho.

14
Demandas vagas e falta de briefing estruturado
12
Retrabalho e mudanças de escopo tardias
9
Fragmentação do processo e falta de visão sistêmica
8
Comunicação e alinhamento entre equipes
7
Gestão de tempo e prazos
5
Ferramentas e sistemas inadequados

Frequência dos principais desafios no processo de produção — N=17.

A dor mais citada aparece no início do fluxo — e cria efeito cascata sobre as etapas seguintes.

Personas internas

Quem vive a esteira por dentro

As personas sintetizam perfis envolvidos na produção EAD e ajudam a visualizar como diferentes papéis experimentam o mesmo processo de formas distintas.

Ilustração da persona Paula, designer instrucional e visual no NEAD, em ambiente de trabalho.

Paula

Executora interna

38 anos • Designer Instrucional e Visual no NEAD

Objetivos

Criar cursos eficazes e engajadores; ter um fluxo de trabalho previsível; colaborar de forma fluida com os colegas.

Dor principal

As demandas chegam muito abertas. Ela passa mais tempo tentando decifrar o que precisa ser feito do que criando de fato.

Necessidade

Contexto, critérios e validações antes da produção avançar.

“Eu amo o que eu faço, só gostaria de ter um processo que me ajudasse a fazer melhor.”
Ilustração da persona Dr. Roberto, coordenador de área e demandante estratégico.

Dr. Roberto

Demandante estratégico

55 anos • Coordenador de área e especialista técnico

Objetivos

Capacitar rapidamente profissionais de saúde; garantir precisão técnica do conteúdo.

Dor principal

Sabe o conteúdo, mas nem sempre sabe como traduzir isso para um curso online.

Necessidade

Orientação para estruturar escopo, objetivos, formato e expectativas.

“Minha urgência é o conteúdo. Os detalhes de formato eu confio na equipe para resolver.”
Ilustração da persona Carlos, profissional de saúde e usuário final impactado pela experiência dos cursos.

Carlos

Usuário final impactado

45 anos • Enfermeiro no SUS

Objetivos

Aprender algo aplicável à prática profissional; concluir o curso sem dificuldades técnicas.

Dor principal

Sente os efeitos indiretos de atrasos, inconsistências e baixa padronização.

Necessidade

Cursos claros, objetivos, consistentes e bem estruturados.

“O curso é bom, mas precisa ser mais direto ao ponto.”
Mapa da esteira

A esteira não era linear. Era um ecossistema de dependências.

O primeiro passo foi tornar visível o que antes estava disperso: etapas, atores, ferramentas, validações e microprocessos que sustentavam a produção de cursos EAD.

Infográfico do mapa da esteira EAD do NEAD Fiocruz Brasília, mostrando macroetapas do fluxo principal e fluxos paralelos de apoio ao processo.
Visão sistêmica da produção EAD, conectando macroetapas, dependências e fluxos paralelos que sustentam a operação.
Jornada do colaborador

Onde o sistema realmente quebra

A jornada evidencia que o esforço da equipe não estava apenas em executar tarefas, mas em entender o sistema, reconstruir contexto e lidar com dependências invisíveis.

O que acontece

Demanda chega vaga, sem briefing estruturado.

Dor

Início do ciclo de incertezas.

Oportunidade

Criar briefing estruturado e critérios mínimos de entrada.

Service Blueprint

O que acontece por trás do fluxo

O blueprint conecta ações visíveis, processos internos, sistemas utilizados e gargalos estruturais da operação.

O blueprint é uma matriz detalhada. No celular, abra em tela cheia para ler as camadas e etapas.

Camada
Receber demanda
Alinhar briefing
Produzir conteúdo
Validar entregas
Finalizar curso
Frontstage
Entrada da demanda e primeiras conversas.
Reuniões e alinhamentos com demandante.
Apresentações de protótipos e entregas.
Rodadas de revisão e aprovação.
Publicação e comunicação de entrega.
Backstage
Triagem, interpretação inicial e busca de contexto.
Design Instrucional e definição de escopo.
Design Visual, Desenvolvimento, Multimídia e ajustes.
Revisão técnica, retrabalho e validações recorrentes.
Fechamento operacional e registros finais.
Sistemas
Documentos e canais de comunicação.
Planilhas, registros e ferramentas de gestão.
Moodle, ferramentas de design e desenvolvimento.
Arquivos, comentários e documentos de revisão.
AVA Moodle, BI, suporte e certificação.
Gargalos
Falta de contexto.
Briefing incompleto.
Escopo instável.
Mudanças tardias.
Aprendizados pouco sistematizados.
  • A ausência de um suporte formal para briefing na fase inicial gera contato pouco estruturado.
  • O Design Instrucional trabalha com base em suposições.
  • O Design Visual prototipa sobre escopo instável.
  • O demandante retorna em fases tardias, quando o custo da mudança é mais alto.
Matriz CSD

Separando o que foi validado, o que é hipótese e o que ainda precisa ser investigado.

A Matriz CSD ajudou a organizar os achados da pesquisa em certezas, suposições e dúvidas, evitando que hipóteses fossem tratadas como fatos e apontando próximos passos de investigação.

Certezas

  • A falta de briefing estruturado é o problema mais citado.
  • O retrabalho é consequência direta de demandas mal especificadas.
  • A equipe possui alta dedicação e comprometimento com a missão da Fiocruz.
  • O processo carece de pontos de validação intermediários com o demandante.
  • A fragmentação dificulta a visão sistêmica.

Suposições

  • Um formulário de briefing padronizado reduziria o retrabalho.
  • Workshops de co-criação no início melhorariam o alinhamento.
  • Checkpoints de validação antecipariam problemas.
  • A fixidez funcional pode estar impedindo a equipe de otimizar processos.
  • Maior visibilidade do processo para o demandante reduziria mudanças tardias.

Dúvidas

  • Qual o impacto financeiro real do retrabalho?
  • Como equilibrar estruturação com flexibilidade criativa?
  • Quais ferramentas seriam mais adequadas para gestão do fluxo?
  • Como engajar demandantes em um processo mais colaborativo?
  • Qual o tempo médio perdido em cada ciclo de retrabalho?
Do diagnóstico ao framework

Do diagnóstico ao ADDIE-UX

O framework ADDIE-UX nasce como uma camada organizadora sobre o processo existente. Ele não substitui o ADDIE tradicional; amplia sua leitura com foco em experiência, operação, visibilidade e melhoria contínua.

Análise
Problema observado

Demandas chegam com níveis diferentes de clareza e documentação.

Decisão ADDIE-UX

Briefing estruturado e critérios mínimos de entrada.

Efeito esperado

Menos desalinhamento no início do projeto.

Desenho
Problema observado

Escopo, objetivos e fluxo pedagógico nem sempre ficam visíveis para todos.

Decisão ADDIE-UX

Mapas de decisão, cronograma e alinhamento entre áreas.

Efeito esperado

Mais clareza de responsabilidades e dependências.

Desenvolvimento
Problema observado

Produções paralelas geram ruído e retrabalho.

Decisão ADDIE-UX

Checkpoints intermediários e documentação viva.

Efeito esperado

Menos validações tardias e mais previsibilidade.

Implementação
Problema observado

Configuração no AVA, testes e suporte dependem de múltiplos microfluxos.

Decisão ADDIE-UX

Checklist operacional e padronização de etapas críticas.

Efeito esperado

Menos falhas de passagem entre produção e oferta.

Avaliação
Problema observado

Aprendizados do curso nem sempre retroalimentam o processo.

Decisão ADDIE-UX

Rituais de retrospectiva e documentação de melhoria contínua.

Efeito esperado

A esteira aprende a cada ciclo.

Sistema ADDIE-UX

Um sistema para tornar o trabalho visível, sustentável e escalável

O ADDIE-UX organiza a esteira em camadas. A proposta não é criar mais uma metodologia isolada, mas tornar visíveis os pontos de decisão, os rituais, os critérios e as oportunidades de melhoria dentro do processo existente.

ADDIE

Estrutura base: análise, desenho, desenvolvimento, implementação e avaliação.

UX

Experiência do fluxo: clareza, visibilidade, redução de carga cognitiva.

DesignOps

Operação: briefings, rituais, checklists e documentação viva.

IA aplicada

Amplificação futura: organização, análise e apoio a tarefas repetitivas.

IA como apoio

A IA só entra bem quando o processo já está claro.

Depois do mapeamento, ficou possível enxergar onde agentes de IA poderiam apoiar: leitura de documentos, descrição de imagens, organização de requisitos, checklists e padronização de entregas. Mas a automação só faz sentido quando o processo já foi compreendido.

Acessibilidade

Apoio à descrição de imagens e adequação de materiais legados.

Documentação instrucional

Organização de diretrizes, padrões e entregáveis.

Leitura de documentos

Apoio à síntese de materiais extensos e requisitos de curso.

Padronização operacional

Apoio a checklists, fluxos e registros de decisão.

Impacto esperado

Menos opacidade. Mais coordenação.

Como este case se estrutura como diagnóstico e base estratégica, o impacto é apresentado como esperado: uma operação mais visível, menos dependente de reconstrução de contexto e mais preparada para melhoria contínua.

Visibilidade fim-a-fim

A equipe passa a enxergar etapas, dependências e pontos de decisão.

Menos retrabalho

Briefings, checkpoints e critérios de validação reduzem ciclos desnecessários.

Melhor experiência interna

Colaboradores deixam de operar apenas por reconstrução de contexto.

Base para automação

Processos estruturados tornam agentes de IA mais úteis e seguros.

Mais previsibilidade

A operação ganha cadência, documentação e critérios compartilhados.

Melhoria contínua

A avaliação passa a retroalimentar a esteira, não apenas o produto final.

Reflexão final

Na Fiocruz, o design entrou antes da tela: no briefing, nas validações e nos pontos onde o trabalho travava.

O ADDIE-UX nasce dessa leitura: antes de escalar soluções, é preciso estruturar o sistema que sustenta a produção.

Este case mostra UX como ferramenta estratégica para diagnosticar processos, revelar dependências invisíveis e criar bases mais consistentes para operação, colaboração e automação futura.